Klauzula Informacyjna

Bezpieczeństwo Państwa danych osobowych jest dla nas bardzo ważne. W tej kwestii przedstawiamy Państwu poniższą informację stanowiącą jednocześnie nasze zobowiązanie do zapewnienia ochrony Państwa danych osobowych:

I. INFORMACJE O ADMINISTRATORZE DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Państwa danych osobowych jesteśmy my, czyli Fundacja Zdrowi Razem z siedzibą w Poznaniu (61 – 568 Poznań) przy ul. Wierzbięcice 44A lok. 21B, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru przedsiębiorców pod numerem 0000958155, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 7831853499, REGON: 521467849 (dalej: Fundacja).

II. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej informacji o przetwarzaniu danych osobowych lub Państwa wolą jest skorzystanie z jakichkolwiek przysługujących Państwu praw w zakresie przetwarzania danych osobowych wyznaczyliśmy w tym celu Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej: iodo@fundacjazdrowirazem.pl lub pisemnie na adres Administratora.

III. ŹRÓDŁO POZYSKANIA I DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH OSOBOWYCH, KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

Informujemy, że Państwa Dane osobowe w postaci:

• w przypadku kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów:
  1. Podstawowych danych identyfikacyjnych, w szczególności: imię i nazwisko;
  2. Podstawowych danych kontaktowych, w szczególności: adres zamieszkania/ korespondencyjny, adres siedziby, numer telefonu;
  3. Elektronicznych danych korespondencyjnych, w szczególności: adres e-mail;
  4. Danych identyfikacyjnych związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, w szczególności: nazwa firmy, NIP, REGON;
  5. Danych do rozliczeń, w szczególności: numer rachunku bankowego;
• w przypadku pracowników kontrahentów lub pracowników potencjalnych kontrahentów:
  1. Podstawowych danych identyfikacyjnych, w szczególności: imię i nazwisko, stanowisko służbowe;
  2. Podstawowych danych kontaktowych, w szczególności: numer telefonu;
  3. Elektronicznych danych korespondencyjnych, w szczególności: adres e-mail;

uzyskaliśmy bezpośrednio od Państwa lub państwa pracodawców/zleceniodawców, w szczególności w drodze kontaktu telefonicznego, mailowego, w związku z zawartą i wykonywaną umową albo w związku z prowadzonymi negocjacjami w sprawie zawarcia umowy. W przypadku ich niepodania realizacja powyższego celu jak i celów określonych poniżej nie będzie możliwa.

IV. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach, a podstawę prawną ich przetwarzania stanowi jedna lub więcej z poniższych przepisów:

• 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy pomiędzy Fundacją a Państwem, a jeżeli są Państwo pracownikami lub współpracownikami naszego kontrahenta lub potencjalnego kontrahenta, pomiędzy Fundacją a Państwa pracodawcą lub zleceniodawcą, w szczególności kontaktowania się stron między sobą w celu przedstawienia oferty współpracy, negocjowania warunków współpracy, zawarcia i realizacji umowy – na podstawie zawartej między stronami umowy, lub czynności zmierzających do jej zawarcia;
• 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. w celu wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, w tym:

1. dokonywaniem rozliczeń związanych z realizacją umowy,
2. wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o rachunkowości,
3. archiwizacji dokumentów wynikającej z przepisów prawa;

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy, w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Fundacji.

Administrator nie planuje dalej przetwarzać Państwa danych osobowych w celach innych niż wskazane powyżej. W przypadku zaistnienia takiej konieczności Administrator poinformuje Państwa o dodatkowych celach i wyjaśni wszelkie wątpliwości oraz w zakresie wymaganym przepisami prawa Administrator uprzednio zapyta Państwa o zgodę na wykorzystanie Państwa danych osobowych w nowym celu, jeśli zgoda taka będzie niezbędna do przetwarzania danych w nowym celu.

V. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Państwa Dane osobowe przekazujemy:

• swoim upoważnionym pracownikom lub współpracownikom;
• swoim partnerom handlowym oraz dostawcom niezbędnych usług, przetwarzającym dane osobowe w imieniu Fundacji na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym zwłaszcza podmiotom obsługującym systemy oraz urządzenia teleinformatyczne, podmiotom świadczącym usługi księgowe, kadrowo-płacowe, prawne, podatkowe, doradcze, rachunkowe, kurierskie, ochroniarskie, informatyczne i programistyczne;
• innym podmiotom lub organom, uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym przekazanie danych będzie niezbędne w celu ochrony praw Administratora lub osób trzecich w tym, w celu dochodzenia roszczeń bądź ochrony przed nimi.

VI. PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH ORAZ INNE PRAWA

Informujemy, że jeśli Państwa dane przetwarzane są przez nas na podstawie udzielonej zgody – mają Państwo prawo do cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem. Państwa zgoda jest udzielana bezterminowo i obowiązuje do jej odwołania. Wycofanie zgody może nastąpić poprzez kontakt z Administratorem w drodze mailowego lub pisemnego oświadczenia przesłanego na wskazane wcześnie dane Administratora.

Niezależnie od powyższego, przysługuje Państwu:

• Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii – Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do otrzymania od Administratora potwierdzenia czy przetwarzane są jej dane osobowe, a jeżeli to ma miejsce, ma prawo do informacji, jakie jej dane osobowe i w jakich celach są przetwarzane oraz uzyskania ich kopii.
• Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych – Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od Administratora sprostowania dotyczących jej danych, które są nieprawidłowe, a także ich uzupełnienia.
• Prawo do usunięcia danych osobowych – Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od Administratora usunięcia dotyczących jej danych, wskazując okoliczności to uzasadniające np. dane osobowe nie są już niezbędne do realizacji umowy, dla której zostały zebrane, lub osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę na przetwarzanie, a nie występują inne podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych, lub dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych – Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych np. gdy Administrator nie potrzebuje pewnych danych, nie występują przesłanki do dalszego ich przetwarzania, a osoba, której dane dotyczą wnosi o wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych ze względu na jej szczególną sytuację – w przypadkach, gdy przetwarzanie danych następuje na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym profilowania.
• Prawo do przenoszenia danych – Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła do Administratora oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu Administratorowi.

Skorzystać ze swoich uprawnień mogą Państwo wykorzystując drogi kontaktu wskazane uprzednio.

W przypadku wątpliwości co do prawidłowości przetwarzania, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Okres przetwarzania Państwa danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który Państwa Dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o cel i podstawę prawną ich przetwarzania:

• okres, na jaki została przez Państwa udzielona zgoda;
• okres 6 miesięcy od złożenia oferty współpracy lub zaprzestania negocjacji w przypadku nie zawarcia umowy;
• okres realizacji umowy, aż do jej wygaśnięcia lub rozwiązania;
• przepisy prawa, które mogą obligować Administratora do przetwarzania danych przez określony czas lub konieczność wypełnienia ciążących na Fundacji obowiązków prawnych;
• okres, który jest niezbędny do obrony praw Administratora lub osób trzecich w tym, w celu dochodzenia roszczeń bądź ochrony przed nimi.

Po upływie najpóźniejszego z wyżej wymienionych terminów, Państwa Dane osobowe zostaną przez Administratora trwale usunięte.

VIII. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

Administrator przetwarza dane osobowe w większości przypadków na terenie Polski, z uwagi na realizowaną współpracę z partnerami handlowymi, wykorzystywane oprogramowanie i infrastrukturę teleinformatyczną Fundacja może przekazywać Państwa dane poza Polskę oraz poza Europejski Obszar Gospodarczy. W tej kwestii wskazujemy, iż podejmujemy działania mające zapewnić bezpieczeństwo, integralność oraz nienaruszalność przekazywanych danych osobowych stosując różne mechanizmy ochronne, w szczególności realizując współpracę z takimi kontrahentami w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone decyzją Komisji Europejskiej.

IX. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI (W TYM PROFILOWANIE)

Nie podejmujemy w stosunku do Państwa decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu.

X. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych oraz dokłada najwyższych starań w celu jak najlepszego zabezpieczenia danych osobowych w szczególności przed utratą, nieodpowiednim użyciem, dostępem przez podmioty nieuprawnione oraz ujawnieniem Państwa danych osobowych.

W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Administrator wdrożył procedury, uwzględniające stosowne rozwiązania organizacyjne i techniczne, umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.

Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego partnerzy handlowi dawali gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

XI. ZMIANA DOKUMENTU

W celu zapewnienia, iż niniejszy dokument spełnia przez cały czas aktualne wymogi nałożone w przepisach prawa, zastrzegamy sobie prawo do wnoszenia do niego zmian w dowolnym czasie. Jeśli będzie to konieczne poinformujemy Państwa o wprowadzanych zmianach.